ข้อมูลข่าวสาร หมายถึง สิ่งที่สื่อให้รู้เรื่องราวข้อเท็จจริง ไม่ว่าสื่อความหมายนั้นจะทำได้ โดยสภาพของสิ่งนั้นเองหรือผ่านวิธีการใด ๆ ในรูปของเอกสาร แฟ้ม รายงาน หนังสือแผนผัง แผนที่ ภาพ ฟิล์ม คอมพิวเตอร์ ฯลฯ

ข้อมูลข่าวสารของราชการ ได้แก่ ข้อมูลข่าวสารที่อยู่ในความครอบครอง ควบคุมดูแลของหน่วยงานของรัฐ    ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับการดำเนินงานของรัฐ หรือข้อมูลข่าวสารเกี่ยวกับเอกชน